Aunque Linkarga aún no cuenta con la calificación OEA (Operador Económico Autorizado), sí implementa varios de los procesos establecidos en los estándares de esta figura en su calidad de compañía de transporte de carga por carretera, debido a que varios de sus clientes o asociados de negocio sí cuentan con dicha acreditación internacional que es otorgada por la Organización Mundial de Aduanas (OMA), cuyo objetivo principal es garantizar el comercio ágil, transparente y seguro.
Hablamos con Edwin Rendón, jefe de Seguridad de Linkarga, para ahondar en la importancia de cumplir con los estándares OEA, en busca de ofrecerles a los clientes que cuentan con esta certificación el cumplimiento de esta.
Acciones y compromisos para cumplir con la certificación
Cuando Linkarga suscribe un contrato con un generador de carga calificado en OEA, debe establecer también una serie de acuerdos, procedimientos y políticas que buscan garantizar operaciones seguras, confiables y trazables con el enfoque de trabajar por la seguridad durante la ejecución de los procesos relacionados a la cadena de suministro.
“La parte trascendental dentro de este enfoque es la seguridad, la trazabilidad, la agilidad y la confiabilidad en las operaciones de empaque, embalaje, despacho, recepción, almacenamiento y transporte de las mercancías destinadas al comercio internacional”, precisa Rendón, quien aclara que dicho proceso se rige por una gran variedad de ítems, los cuales describiremos a continuación.
Compromisos de la empresa transportadora de carga
Cuando un generador de carga tiene calificación OEA, debe contar con un asociado de negocio que cumpla con el marco legal. Esto quiere decir que debe ser una empresa legalmente constituida y autorizada para la operación de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Ministerio de Transporte.
“Asimismo, el asociado de negocio: Linkarga debe suministrar las acreditaciones o los estándares de calidad con los que cuenta. Esto se traduce en la presentación del sistema de gestión integral que tenemos y que está orientado a la calidad y la seguridad que le apunta al cumplimiento de certificaciones como BASC e ISO. Es de aclarar que constantemente tenemos auditorias y seguimientos por parte de estos entes certificadores”, explica el jefe de seguridad.
Administración y gestión de la seguridad
Linkarga se compromete a garantizar que sus controles serán suficientes para entregar las cargas o la mercancía libre de contaminación de drogas, sustancias ilícitas, proliferación de armas de destrucción masiva o contrabando. Este es un compromiso establecido en el marco de la certificación BASC que se eleva y fortalece en la certificación la OEA.
Asimismo, la compañía debe implementar medidas de seguridad orientadas a mitigar los riesgos en la cadena de suministro nacional o internacional. “Este aspecto es muy importante y hace referencia también al cumplimiento del estándar BASC que, a su vez, está relacionado con nuestra política de seguridad, orientada al servicio al cliente y que garantiza nuestra lucha contra el transporte de armas, drogas y contrabando, entre otros nocivos para la economía y seguridad del país”, indica Rendón.
Procesos de selección y monitoreo de los asociados de negocio
Con el objetivo de blindar los procesos, la compañía de transporte se compromete a realizar procesos de selección y monitoreos. En el caso de Linkarga, este compromiso se basa en la política SIPLAF con la que se buscan mitigar y reducir los riesgos relacionados con el transporte de lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Por ello, es importante que los conductores y proveedores que participan en la operación también estén certificados y pasen por diferentes filtros de seguridad. Por ejemplo, “se realizan estudios basados en procedimientos ya estandarizados por Linkarga, con lo que buscamos tener unas contrataciones limpias de acuerdo con lo establecido en dichos procedimientos y acordes con la ley”, explica Edwin Rendón.
Cuando el estudio de seguridad identifica que un asociado no cumple con dichos estándares, no se realizan contrataciones con ellos y se tiene especial cuidado a la hora de proteger las bases de datos o información valiosa para la compañía.
Control de accesos a áreas críticas
En cumplimiento de la OEA, es importante que la compañía haga un adecuado control de accesos a las áreas críticas. “Las áreas críticas son aquellas en donde no puede haber injerencia, por ejemplo, un operador de carga y de exportaciones debe tener sus mercancías en las áreas delimitadas y restringidas para el acceso a personas. Quienes cuentan con la autorización para transitar por estas áreas deben estar identificadas y de sus ingresos debe quedar registro”, indica el jefe de seguridad de Linkarga.
Por otro lado, hay que ejecutar un protocolo de seguridad perimetral para garantizar que a las áreas críticas o restringidas no ingresen personas no autorizadas. Por la misma razón, se lleva a cabo un control de llaves y accesos que se enfocan en los directores y jefes de áreas críticas. Así las cosas, cada cajón, archivo o puerta que tenga una llave debe estar documentada para saber quién la tiene y en qué fecha le fue entregada.
En cuanto a los visitantes, estas deben ser controladas y siempre y cuando se autorice su ingreso a un área crítica, estas deben estar acompañadas por quien necesita de su visita.
Seguridad e integridad de los contenedores
El transportador de carga debe implementar medidas orientadas a mantener la seguridad e integridad de los contenedores y demás unidades de carga, así como los medios de transporte con el fin de prevenir la ocurrencia de incidentes de seguridad. Es en este tipo de casos en los que se ponen en práctica los protocolos establecidos en el plan de contingencia para escenarios como las varadas, las inspecciones de la carga por parte de las autoridades competentes, los desvíos de ruta y los accidentes de tránsito, entre otros.
Seguridad del personal
Linkarga cuenta con un procedimiento de contratación y retiro que garantiza la seguridad de la operación y de su información. “Nosotros contamos con un procedimiento robusto que cuenta con una matriz de cargos y funciones, dentro de la cual están especificados los cargos críticos para la organización”, especifica Rendón.
Es así como aquellos candidatos a ocupar alguno de esos cargos debe pasar por varias entrevistas: con el líder de recursos humanos, el jefe de área o el jefe directo, luego se hace el estudio de seguridad que hace el proveedor externo porque garantiza la imparcialidad. Asimismo, se hace una prueba de polígrafo que ayuda a fortalecer la confiabilidad de la persona y se hacen las visitas domiciliarias, los exámenes de ingreso en los que se valida el estado de salud físico y mental, y las pruebas de alcohol y drogas.
Ahora bien, cuando una persona va a egresar de la compañía, se ejecuta otro procedimiento y se hace entrega de la dotación y los equipos que tenga a su cargo. Con aquellos colaboradores que ya llevan un buen tiempo laborando en la compañía a cargo de procesos críticos, se realizan visitas domiciliarias y estudios de seguridad con determinada periodicidad para seguir garantizando su idoneidad.
Seguridad en los procesos de trazabilidad
En cumplimiento de la OEA también se garantiza la seguridad de los procesos a través de un sistema confiable y que permita la trazabilidad de los movimientos de los vehículos y entregas a los clientes. “Hay que hacer la trazabilidad y el seguimiento de la operación desde el momento en que se hace la venta de transporte, es decir, desde que el asociado de negocio tiene un contenedor para transportar en la ruta por con conocimiento de su naturaleza y sus condiciones”, explica el experto.
En cuanto a la seguridad de la carga, también es un compromiso garantizar que toda la documentación concuerde. Esto se da al conocer la naturaleza de la carga y la documentación que esta requiere. Al hablar de los contenedores nos referimos a los comodatos, las declaraciones de importación, la orden de cargue, la remesa, el manifiesto y las listas de empaque, entre otros documentos.
Documentación de la carga y procesos de despacho
Es muy importante que la mercancía a transportar se identifique en cuanto a cantidades, pesos, paquetes y unidades. “Nosotros tenemos documentado el proceso de despachos y buscamos que todo esté acorde y esté acreditado el cómo vamos a hacer el proceso con las cargas y su entrega. Asimismo, debemos de tener un procedimiento para detectar, reportar e investigar los faltantes o sobrante de la entrega de la carga”, puntualiza Rendón.
Por esta razón, Linkarga cuenta con un procedimiento de salidas no conformes. Esto permite que, cuando se presente una novedad al respecto, se garantice la trazabilidad, el seguimiento y el cierre de esas novedades, es decir, si sobra un bulto de una carga que entregó un cliente, se debe garantizar la entrega de ese bulto al cliente y dejar una trazabilidad efectiva.
Del mismo modo, se debe verificar y hacer control de la entrega de la carga en su lugar de destino u origen, para lo cual es fundamental el manejo oportuno y trazabilidad de la documentación como los despachos, el manifiesto, la orden de carga y la remesa, entre otros documentos del viaje. Toda esta operación es monitoreada por el departamento de seguridad de Linkarga que trabaja las 24 horas, los 7 días a la semana.
Responsabilidad en las operaciones de ITR
Dentro del cumplimiento OEA es necesario comprometerse a cumplir de manera responsable las operaciones de ITR, es decir, el vaciado de carga. Esto se hace por medio de un seguimiento confiable desde que el vehículo sale del puerto hacia las bodegas en donde se hace el vaciado del contenedor y cargue de los vehículos generando un conteo y verificación de la carga, el cual debe ser vigilado con cámaras en áreas restringidas y delimitadas para el cargue y descargue. Asimismo, se debe contar con un registro fotográfico y se debe tener el registro de las personas que hacen esta tarea.
Protocolo para la disposición final
El asociado debe contar con un protocolo para la disposición final de la mercancía. Si en algún momento esta sale averiada o rechazada es necesario ejecutar el plan para hacer la disposición final garantizando que no afecte el medioambiente o que no caiga en manos que no correspondan.
Seguridad de la información
Como asociados de negocio de un generador de carga con certificación OEA, es necesario disponer de normas de protección y confidencialidad de la información y la propiedad intelectual, tanto en diseños, artes y marcas.
“Nosotros somos muy cuidadosos en ese sentido cuando contamos con unos acuerdos de confidencialidad que tienen un alcance de todos los actores de la organización Linkarga y un manejo de la información, para eso tenemos unos procedimientos y protocolos que pueden ayudar a la seguridad de la información, los cuales son de uso interno y no se pueden divulgar”, precisa Rendón.
A ello se suma la custodia del archivo, tanto físico como digital, ya que es importante suministrarlo en el momento en que se requiera demostrar cómo se ejecuta el protocolo de transporte de carga.
Programa de formación para la seguridad
Otro de los grandes compromisos adquiridos tiene que ver con la implementación de un programa de formación para que los empleados en todos los niveles desarrollen la capacidad para mantener la seguridad de la cadena de suministros o conocimiento de amenazas internas y externas en cada punto de la cadena u operación.
“Para ello en Linkarga contamos con una matriz de riesgos que está identificada por cada uno de los procesos en los que nosotros intervenimos y lo que buscamos es que cada una de las personas que hacen parte de la compañía lo conozcan y sepan cuáles son los riesgos de nuestra operación y los controles que nosotros implementamos para el mismo”, explica el jefe de Seguridad de la compañía.
Es importante señalar que los compromisos adquiridos al suscribir un contrato con un generador de carga calificado en OEA deben cumplirse en todos los niveles. Esto lo puede verificar previamente el socio en lo que se conoce como una visita de segunda parte en la que se busca identificar que todo lo mencionado a lo largo de este artículo se cumpla.
“Esa visita es una auditoría donde el asociado de negocio me revisa los procesos, la trazabilidad de las operaciones de transporte y carga y viene a mis instalaciones a certificar por sí mismo que los controles procedimentales que yo digo tener están siendo efectivos”, concluye Rendón.
