¿Quién puede predecir un sismo, un hurto o un accidente en carretera?

¡Nadie! La razón es que este tipo de eventos suceden cuando menos se espera. No obstante, es un deber de las compañías contar con un Plan de Contingencia que contemple estos riesgos y establezca una hoja de ruta para saber cómo actuar. El objetivo es minimizar al máximo las afectaciones para la empresa y sus clientes.

El jefe de Seguridad de Linkarga, Edwin Rendón, explica que ante un siniestro es necesario que todos los actores sepan qué van a hacer para lograr una atención oportuna y poder reestablecer el orden lo más pronto posible. De allí la importancia de los simulacros, en los que pueden ponerse en práctica los conocimientos adquiridos mediante la socialización del Plan de Contingencia.

“Si yo tengo una situación de urgencia debo saber qué voy a hacer y cuál es el primer paso que debo dar, con el objetivo de no perderme y de que se brinde una atención integral y oportuna a la emergencia. ¿Por qué? Porque puede ser que una persona esté muy entrenada a nivel de conocimiento, pero que cuando se presente el siniestro real, el miedo haga que olvide el protocolo. Ante ese escenario, puede que se bloquee o que actúe mejor de lo esperado”, precisa.

Teniendo en cuenta que ante un siniestro hay que actuar de forma oportuna y que no puede dejarse a la suerte y a la espera de cómo reaccione cada integrante de la organización, el Plan de Contingencia tiene condensados una serie de pasos para actuar en diferentes escenarios.

“En Linkarga tenemos integrado a nuestro sistema de calidad en seguridad un documento muy importante que se llama ‘Planes de contingencia para el transporte Linkarga’, el cual obra en diferentes instancias y está aliado con diferentes procesos como los requeridos por la certificación OEA”, enfatiza el jefe de seguridad.

Escenarios contemplados por los ‘Planes de contingencia para el transporte Linkarga’

Los Planes de contingencia de Linkarga tienen protocolos establecidos para saber cómo actuar ante diferentes siniestros, emergencias o eventos. A continuación, el procedimiento para las eventualidades más comunes para una empresa transportadora de carga:

No comunicación con el conductor

Para Linkarga es muy importante mantener comunicación directa y estable con sus conductores. Por ello, hay un protocolo para saber cómo actuar cuando no puede establecerse el diálogo durante un viaje.

• Insistir varias veces al número de contacto del conductor.
• Comunicarse con el dueño del vehículo, con la esposa del conductor o la persona que realizó el contrato de transporte para establecer los tiempos de contacto con el conductor.
• Si no hay respuesta alguna, es necesario comunicarse con las autoridades del sector en busca de ubicar en el menor tiempo posible al conductor, establecer los motivos de la falta de comunicación y continuar con el seguimiento al viaje.

Accidentes en carretera

Los accidentes en carretera pueden ser múltiples. No obstante, se hace la diferenciación entre los accidentes con víctimas y sin ellas. Dependiendo de la gravedad del siniestro, tanto el vehículo como la carga pueden quedar retenidos, afectando los tiempos de entrega del generador de la carga.

Como el objetivo es cumplirle al cliente y también atender al conductor o las personas involucradas en el siniestro, el Plan de Contingencia brinda un paso a paso claro al respecto, el cual va acorde con la certificación OEA, pues hay que recordar que aunque las empresas de transporte no cuenten con esta certificación, si dan cumplimiento a esa directriz de los clientes.

Entonces, ¿qué se debe hacer en caso de presentarse un accidente en tránsito?

• Se solicita la información exacta del sitio donde se presentó el evento.
• Hay que establecer si hay víctimas o no e identificar cuál es el estado de salud del conductor, así como el estado de todas las personas que puedan estar involucradas.
• Se identifica el estado del vehículo y de la carga.

Una vez se conocen estos datos, es necesario entablar comunicación con las autoridades de tránsito y la Policía Nacional para que brinden su apoyo en la atención del accidente. Hay que aclarar que cuando hay víctimas se prioriza su atención.

Mientras tanto, es requisito establecer comunicación con el jefe de seguridad de la compañía para que se haga una coordinación y se atienda de forma integral el siniestro. En ese momento se ejecutan las siguientes acciones:

• Se garantiza la toma de datos de las víctimas que sean atendidas.
• Es necesario notificar a todas las áreas de la compañía: gerencia, operaciones, comercial y al cliente. A ellos se les informa la novedad, la gravedad del siniestro e informa el protocolo de atención.
• También es necesario hacer una evaluación de la zona y una recolección de pruebas. Es necesario señalar que cada evento, así como el protocolo que se ejecutó, debe describirse con detalle en la plataforma de seguimiento de la compañía.
• Cuando se presentan víctimas de gravedad, el vehículo o el trailer pueden quedar inmovilizados. Ante ese escenario, se valora la situación y se toman las acciones pertinentes para afectar lo menos posible al generador de carga.

Eventualidad de varada

Este es otro tema que se presenta mucho y se constituye en uno de los riesgos propios de la actividad que desarrollan las empresas transportadoras de carga cada día. En ese caso, se solicitan datos como:

• Lugar exacto de la varada.
• Tipo y gravedad de la varada, estado del vehículo.
• Validación del lugar en GPS, envío de fotografías y validación con Policía o con otros transportadores.
• Tiempo estimado de reparación. Ante este escenario, se debe identificar si el vehículo puede continuar o se requiere que otro vehículo recoja la carga y continúe con el viaje. 

Retención del vehículo por la autoridad competente

Según explica Edwin Rendón, en su labor diaria, la autoridad de tránsito puede requerir los vehículos que considere y hacer la inspección pertinente. Ante esta eventualidad se le solicitan al conductor los siguientes datos:

• Ubicación exacta, lugar donde se encuentra, la cual se valida en el GPS.
• En ocasiones, se establece diálogo con la Policía para confirmar la identidad de los uniformados y garantizar que sea un procedimiento legal, sin lugar a suplantación.
• Se solicita que la autoridad haga las anotaciones pertinentes de los documentos de la apertura del vehículo y con esto se envía un correo electrónico a los clientes para que se enteren de lo que está pasando, más si son OEA, ya que ellos deben garantizar la tratabilidad de las cargas.
• Es importante tener en cuenta que las cargas en tránsito aduanero DTA/OTM solo pueden ser inspeccionadas y requeridas por la DIAN o por la Policía de Puertos. De lo contrario, se estarían violando las condiciones establecidas en las leyes que regulan el tránsito aduanero.

Abandono de la ruta

Por cumplimiento de la certificación OEA, la ruta tiene que cumplir con los parámetros establecidos, “Si yo detecto que un vehículo se está alejando de su ruta, debo levantar la alerta y validar qué es lo que está pasando. Puede ser que el conductor haya tomado la decisión de cambiar la ruta por decisión propia o que sea una necesidad si se presentan sucesos como una ruta ciclista, un cierre por accidente de tránsito, un derrumbe o una protesta social.

Otros sucesos que cuentan con un protocolo en el Plan de Contingencia

Linkarga también tiene protocolos establecidos para actuar ante casos de hurto; de contaminación de la carga; suspensión de la circulación de la vía; enfermedad del conductor; enfermedad por COVID-19; desastres naturales como inundación, terremoto, o incendio; corte de energía; ciberataques o fallas en las comunicaciones, entre otros que han sido mapeados y que se sabe pueden afectar la actividad de la empresa.

“Lo más importante para nosotros es que la carga llegue de acuerdo con lo pactado, pero teniendo en cuenta los factores que pueden presentarse en la carretera”, precisa Rendón.

Cómo generador de carga, ¿por qué contratar una empresa de transporte de carga con un Plan de Contingencia?

Para Edwin Rendón, los generadores de carga necesitan contar con aliados que les ayuden a cumplir con sus estándares de calidad. “De nada sirve que yo sea un generador de carga que necesita acreditar los procesos tipo BASC u OEA y que mi transportador de carga no esté alineado con ellos”, explica el jefe de seguridad de Linkarga.

Añade que es vital que los generadores de carga cuenten con aliados en el transporte de carga que tengan un Plan de Contingencia, que tengan sus riesgos mapeados, escritos, protocolizados y que puedan actuar de forma oportuna ante un siniestro, garantizando el bienestar de la carga, así como el cumplimiento en los tiempos de entrega, en busca de no afectar su operación.