Oportunidades de control en torno a la facturación de una empresa de transporte
En la actualidad, en Colombia solo se permite la facturación electrónica, la cual tiene la misma validez que el papel y en la que deben hacerse los mismos procesos: generación, validación, expedición, notificación de recibido y archivo digital.
También puede devolverse ante inconformidades o inquietudes del cliente, y entre sus ventajas se encuentra la agilidad y soporte en las transacciones. Al igual que la antigua facturación física, tiene sus riesgos y oportunidades de control.
Franklin Gómez, Jefe de contabilidad de Linkarga, señala que uno de los mayores riesgos de este tipo de facturación radica en el desacato de la normatividad que la rige. Un ejemplo de ello es el cobro de un servicio, en este caso, de un flete, el cual debe estar siempre sustentado por su factura, pues de no ser así, podría dar paso a un proceso de evasión de impuestos.
Así pues, es fundamental que todo servicio o producto ofrecido por una empresa de transporte de carga, o de cualquier tipo, sea respaldado con una factura electrónica emitida en los tiempos estipulados por la ley. Cabe resaltar que para emitir este tipo de facturas se cuenta con programas electrónicos que facilitan la recopilación de datos, entre otros aspectos.
Oportunidades de control
De acuerdo con Gómez, estas son las oportunidades de control en torno a la facturación de una empresa de transporte que facilitan los procesos y reducen los riesgos:
Registro de la información
“Una de las claves en temas de control siempre es el registro de la información de un cliente o un generador de carga. Se debe registrar toda la información legal, tributaria y fiscal para que la factura electrónica que se genere quede bien diligenciada y de acuerdo con los términos que fija la ley”, precisa el directivo.
Seguimiento periódico
Gómez Londoño explica que tener en orden la facturación de todos los fletes realizados durante un periodo determinado contribuye a agilizar los procesos de declaración de impuestos, para lo cual es fundamental hacer seguimiento periódico, lo que garantiza que todo vaya en orden.
Más, teniendo en cuenta que las empresas de transporte no solo hacen una declaración a la Nación, sino a cada uno de los municipios en donde se hace levantamiento de carga. “Si usted como empresa presta servicios de transporte a nivel nacional a 100 municipios debe, teóricamente, presentar información tributaria y fiscal a ese mismo número de municipios. Es allí en donde cobra vital importancia el orden y seguimiento a la información de ingresos y fletes, soportados en una factura electrónica”, precisa.
Contar con un buen proveedor de software
Como lo mencionamos, la facturación electrónica debe apoyarse en plataformas o aplicativos electrónicos que permitan almacenar y procesar la información necesaria de una forma óptima y de fácil acceso.
Justamente, es en este aspecto en donde hay una nueva oportunidad de control, la cual tiene que ver con el apoyo de un buen proveedor de software, el cual, según Gómez “debe acomodarse a la forma en que opera la empresa de transporte para hacer más sencillos los procesos de facturación, por ejemplo, a través de centros de costo, a través de los cuales se generen los informes respectivos de ingresos e impuestos de cada viaje”.
Actualización permanente
La última oportunidad de control que menciona el director de contabilidad de Linkarga se relaciona con la actualización permanente de la información y las normas tributarias.
“Como empresa de transporte nos corresponde actualizarnos permanentemente, consultar las páginas de cada municipio en los que cargamos para estar al tanto de posibles actualizaciones en cuanto a resoluciones o cambios en los calendarios tributarios. Si no estamos atentos a todos estos cambios, podríamos presentar de forma inadecuado o errónea las declaraciones”, precisa Franklin Gómez Londoño.
La implementación de este tipo de oportunidades de control y mejora se traduce, entre otras cosas, en un motivo más para que los clientes confíen al negociar con una compañía certificada en ISO y BASC, las cuales son garantía de una operación limpia y en el marco de la legalidad.
